Barkeno Tours: de gestionar todo a mano a escalar con IA
Una de las empresas de free tours más reconocidas de Barcelona transformó su operación con InnovaSync. Menos caos, más turistas atendidos, más ingresos por tour.
Barkeno Tours nació del amor por Barcelona
Un grupo de apasionados por la Ciudad Condal que querían mostrarla como nadie más lo hacía: desde el Barrio Gótico misterioso hasta el Raval más auténtico, pasando por las obras maestras de Gaudí. Sus tours en Civitatis y GuruWalk crecieron rápido gracias a guías excepcionales y reseñas brillantes.
Pero la demanda los superó. Más reservas significaban más mensajes sin contestar, más turistas buscando el punto de encuentro sin ayuda y más horas de trabajo administrativo que robaban tiempo a lo que realmente importaba: dar tours increíbles.
El crecimiento se convirtió en caos
Barcelona es una de las ciudades más turísticas del mundo. La demanda no para, pero sin sistemas la operación colapsa.
Turistas que escribían y nadie respondía
Cientos de mensajes por WhatsApp y email preguntando horarios, ubicaciones y dudas sobre los tours. El equipo no daba abasto para responder manualmente a cada uno.
Gente perdida en el Gótico buscando al guía
Sin un sistema de recordatorios con ubicación exacta, los turistas llegaban a la plaza equivocada o simplemente no encontraban el punto de encuentro en el laberinto del casco antiguo.
Tours privados sin sistema de cotización ni cobro
Las solicitudes de tours privados por el Barrio Gótico, Gaudí o el Raval se gestionaban a mano. Cotizaciones por chat, pagos por transferencia, confirmaciones que se perdían.
Todo se gestionaba desde el teléfono personal
Sin CRM ni software de gestión. Las reservas de Civitatis llegaban por un lado, las de GuruWalk por otro, los mensajes directos por otro. Imposible tener una visión clara de la operación.
La transformación digital de Barkeno
Diseñamos un ecosistema a medida que profesionalizó cada punto de contacto con el turista sin perder la esencia cercana y auténtica de Barkeno Tours.
Bot IA en WhatsApp
Agente inteligente que responde en español, inglés y catalán. Resuelve dudas, envía ubicaciones y confirma reservas 24/7 sin intervención humana.
Recordatorios inteligentes
Secuencia automática por WhatsApp: 24h antes con detalles del tour, 1h antes con mapa del punto de encuentro exacto y foto del guía para reconocerlo.
CRM centralizado
Todos los turistas en un solo lugar: los de Civitatis, GuruWalk y reservas directas. Historial completo, idioma, tour reservado y canal de origen.
Cotización y pagos automáticos
Formulario inteligente para tours privados que calcula precio según grupo, ruta y fecha. El turista paga online al instante y recibe confirmación automática.
Solicitud automática de reseñas
Al terminar cada tour, el turista recibe un mensaje amigable pidiendo reseña en la plataforma donde reservó. Más reseñas = más visibilidad = más reservas.
Panel de gestión operativa
Dashboard con tours del día, guías asignados, número de reservas por ruta y canal de origen. Toda la operación visible en una sola pantalla.
Los números de la transformación
con recordatorios automáticos
administrativa
atendiendo turistas
desde un panel
automáticos
con cotización automatizada
Antes vivíamos pegados al teléfono respondiendo los mismos mensajes una y otra vez. Ahora el bot se encarga de todo eso y nosotros nos enfocamos en lo que sabemos hacer: dar los mejores tours de Barcelona. El cambio fue brutal — ojalá lo hubiéramos hecho antes.
Antes vs. después de InnovaSync
¿Quieres resultados como los de Barkeno?
Da igual si estás en Barcelona, Madrid o cualquier ciudad del mundo. Si tienes un negocio turístico con procesos manuales, podemos automatizarlo con IA.